O que é trabalho remoto? Na teoria, muita gente já sabe: ele ocorre quando as pessoas, em vez de se deslocarem para o ambiente físico do escritório todos os dias, optam por fazer todas as suas atividades em casa (ou em qualquer outro lugar, como um café, ou uma biblioteca, por exemplo). Não existe, necessariamente, uma regra que determine a frequência com a qual o trabalho remoto deve acontecer, já que ele pode ser full time, em apenas alguns dias na semana ou, ainda, mais esporadicamente, em datas específicas.
Algumas pessoas já estão bem acostumadas com essa modalidade de trabalho e já desenvolveram os próprios truques para manter o foco e a concentração. Entretanto, essa não é a realidade de muitos que, por conta da pandemia de Covid-19, passaram a trabalhar de casa. Isso porque, para evitar a proliferação do vírus, a recomendação do Ministério da Saúde é para evitar aglomerações, o que fez muitas empresas adotarem o trabalho remoto.
Pensando nisso, nós reunimos algumas dicas que vão te ajudar nesse período de incertezas, no qual surgirão os maiores desafios relacionados à organização, gestão de equipes e comunicação.
1. Gestão no trabalho remoto
Manter uma empresa organizada, seja ela remota ou não, já é uma tarefa árdua. Mas agora, em tempos de crise e pandemia, isso se torna ainda mais desafiador. Por isso, alguns pontos da gestão demandarão mais atenção do que o normal, já que esse tempo será um verdadeiro teste de confiança para os gestores.
Quando estamos fisicamente perto uns dos outros no trabalho, a tendência é que o gestor possa acompanhar o andamento dos projetos de perto. Com todos em casa, entram em ação dois fatores importantes: a confiança e a transparência, que serão fundamentais para que todos possam trabalhar sem a pressão de estarem sendo vigiados o tempo todo.
Pensando nisso, a gestão deve estar focada nas entregas e não apenas nas horas trabalhadas. Afinal de contas, um dos maiores indícios de que as demandas estão caminhando é que as entregas estão sendo feitas na qualidade e na velocidade em que deveriam. Por isso, se preocupe em auxiliar a sua equipe a chegar nessas entregas, eliminando possíveis bloqueios ou pendências que precisam ser resolvidas com outras áreas da empresa.
A consultoria Mckinsey elaborou um artigo com 5 passos fundamentais para que os líderes consigam tomar decisões em períodos de crise, aqui vamos destacar alguns pontos:
- Visão de futuro: essa qualidade costuma ser essencial em líderes, porém nesses momentos de crise, é ainda mais importante ser capaz de enxergar além da neblina, para tomar decisões consistentes.
- Extrapole cenários: nesse momento, é importante enumerar algumas coisas que podem acontecer e realmente detalhar esses cenários, para analisar bem os detalhes, especialmente do que pode acontecer nos próximos dias.
- Não perca o timing: às vezes, não tomar decisão nenhuma também é uma decisão, por isso estar atento ao tempo certo pode prevenir consequências negativas.
- Divida a decisão com outras pessoas: contar com o ponto de vista de outras pessoas, e com informação de qualidade, te ajuda a dividir o peso de uma escolha, assim todos conseguem analisar o que pode derivar de bom ou não.
- Caráter e bom julgamento: de praxe, são duas qualidades que se esperam de um bom profissional, porém a crises costumam evidenciar o melhor e o pior das pessoas, então procure confiar no bom senso.
2. Ferramentas de comunicação
Criar uma rede de comunicação integrada deve ser uma das primeiras tarefas da gestão ao adotar o trabalho remoto. Isso porque a falta de comunicação pode atrasar muitas entregas e, querendo ou não, é uma das primeiras coisas a serem prejudicadas por conta da distância.
Adote ferramentas para comunicação escrita – que pode ser a ferramenta de chat atrelada ao seu servidor de e-mail, por exemplo. Além disso, reuniões remotas, ou as famosas calls, vão passar a acontecer com mais frequência, por isso garanta que a sua ferramenta de videoconferência possa comportar todos da equipe.
Além disso, para que as informações não se percam, é importante formalizar todas as decisões em um lugar no qual o que é importante não se perde com facilidade. Por isso, evite usar grupos de Whatsapp e prefira planilhas ou mesmo um quadro em formato de kanban do Runrun.it, que se tornará a sua fonte única da verdade ou o seu escritório virtual.
Uma outra dica é se atentar mais à comunicação escrita. Quando nos comunicamos pessoalmente com uma pessoa, usamos, além da fala, nossa linguagem corporal e nossas expressões faciais para dizer aquilo que estamos pensando. O mesmo não acontece com mensagem de texto. Portanto, observe o tom implicado na sua mensagem e conte com o uso de emojis e gifs para tornar a mensagem mais informal – claro, quando for pertinente. A ideia aqui é evitar ser mal interpretado.
3. Rituais
Chamamos aqui de rituais tudo aqui que deve ser feito, seja diária ou semanalmente, para garantir que a equipe tenha momentos sagrados para se comunicar e alinhar as atividades, assegurando que os projetos estão se desenvolvendo e que o trabalho remoto não seja um empecilho para ninguém.
O primeiro deles é bem simples: fazer check in e check out no começo e no final do expediente, que nada mais é do que avisar aos seus colegas de trabalho que você já está disponível, caso alguém precise entrar em contato com você ou que você já encerrou seu horário de trabalho no dia e, portanto, não poderá responder imediatamente.
Essa ação inibe qualquer constrangimento que possa haver ao chamar alguém em um determinado horário do dia, por não saber se a pessoa está disponível ou não e, ainda, pode te ajudar a se desligar das atividades do trabalho enquanto estiver cuidando da casa ou passando algum tempo com a família, por exemplo, já que todos estão cientes que o seu expediente já se encerrou.
Os próximos dois rituais são importantes para acompanhar o andamento das tarefas e se certificar que todos estão na mesma página. E é nesse momento que nós pegamos o conceito de reuniões (diárias e semanais) emprestado da metodologia ágil e aplicamos no trabalho remoto.
Mas espera, uma reunião diária não vai tomar um tempo excessivo dos meus colaboradores? A resposta é muito simples: não! Isso porque, na metodologia ágil, uma daily dura no máximo meia hora.
A primeira coisa é escolher um horário do dia, de preferência pela manhã, no qual todos da sua equipe possam participar. Durante a reunião, cada pessoa terá entre 2 e 3 minutos para responder três perguntas básicas:
- O que eu fiz ontem?
- O que pretendo fazer hoje?
- Existe algum impedimento? Preciso da ajuda de alguém para finalizar minha tarefa?
Dessa forma, todo mundo fica sabendo em qual demanda cada um está trabalhando, e fica mais fácil para o gestor priorizar alguma tarefa e orientar a equipe a dar mais atenção para um determinado projeto que ganhou urgência, por exemplo.
Se, na daily, a palavra de ordem é objetividade, na weekly (ou reunião semanal), a conversa pode ser um pouco mais longa, justamente para colocar em pauta assuntos que demandam mais reflexão, como definição de estratégias ou análise de um briefing, por exemplo. Novamente, escolha um dia da semana e um horário que todos da equipe possam participar e usem esse momento semanal para alinhar as ideias ou fazer uma discussão mais extensa, que não cabe em uma daily. Essa reunião pode durar em torno de 60 minutos e por isso, precisa ter uma pauta e um objetivo bem definidos, para que ela não se alongue muito.
Além disso, não se esqueça de formalizar as decisões que são tomadas durante essas reuniões. Isso vai facilitar que as informações não se percam e faz com que a pauta da reunião não se desvie tanto, já que todos sabem o objetivo do encontro.
4. Manutenção das relações humanas
Como estamos falando de um momento delicado, é importante salientar que o trabalho cumpre uma importante função social em nossas vidas e que o fato de estarmos a distância não deveria ser um impedimento na manutenção desse laço.
Existem diversas coisas que podem ser feitas, e que deveriam ser incentivadas para garantir que essa transição possa ocorrer da melhor maneira possível.
Na gestão, é importante manter a conversa aberta, tanto para o que é esperado das equipes quanto para as dificuldades que estão sendo enfrentadas. Isso ajuda os colaboradores a se sentirem parte da situação, já que eles podem ter insights e novas ideias que podem ajudar e também os deixará mais calmos e seguros na execução do trabalho, tendo em vista que a incerteza pode deixar todos mais ansiosos e propensos a síndrome do esgotamento mental, ou burnout.
Por outro lado, ações no dia a dia, como fazer pequenas pausas, encontrar um lugar em casa que seja confortável e dedicar alguns momentos após o término do seu expediente para de descomprimir e tirar um pouco a mente do trabalho ajuda a manter a nossa mente sã para os próximos dias.
5. Ferramenta de gestão ideal para o trabalho remoto
Implementar o trabalho remoto em uma empresa é um verdadeiro desafio, ainda mais em condições atípicas. Para que tudo dê certo você precisa contar com uma ferramenta de gestão para centralizar todas as informações importantes e para que ela seja a sua fonte única da verdade, ao mesmo tempo que ajude os colaboradores a entender o papel deles no processo. Além de deixar tudo organizado, você vai conseguir armazenar arquivos, estreitar os laços de comunicação com a sua equipe e ainda extrair métricas e relatórios. Crie já sua conta grátis: runrun.it
