Os desafios no dia a dia de uma empresa não são poucos. Vender mais, fidelizar clientes, entrar na mente do consumidor. Esses são só alguns exemplos do que as empresas buscam, estrategicamente, todos os dias. Além disso, para a empresa funcionar corretamente e ter sucesso, o cotidiano tem também as suas dificuldades. Uma delas é como aumentar a produtividade da equipe.
Todo gestor, em toda empresa, precisa manter a concentração, o foco e a sincronia do time. O motivo é claro: render mais e entregar mais resultados. Quando se está a frente de uma equipe, porém, isso não é tarefa fácil. Pessoas diferentes, com personalidade e ritmos de trabalho diferentes são uma dificuldade que os gestores precisam aprender a equilibrar.
Pensando nisso, separamos algumas das principais dicas para quem quer atingir esse equilíbrio na sua empresa. E partindo para a parte prática, vamos sugerir também os apps indispensáveis para aumentar a produtividade da equipe.
1 – Definir metas claras (e possíveis)
Os resultados sempre serão melhores quando seguirem um plano pré-definido. Pode ser um planejamento de marketing, uma estratégia de vendas ou mesmo uma pesquisa de mercado. Tudo precisa ser bem planejado.
E os seres humanos são seres movidos por motivações. Para o time render mais e trabalhar melhor, defina metas para ele e para cada uma de suas partes. Uma meta de faturamento estimula o trabalho da equipe de vendas e marketing a se unirem para produzir melhor.
Vale ressaltar, porém, que essas metas precisam ser alcançáveis. Caso contrário, só causará desgaste ao time.
2 – Otimizar o espaço físico
O espaço físico é tão importante quanto a mentalidade das pessoas do seu time. Planeje seu espaço de trabalho sem espaço para bagunça e desorganização. Agrupe as pessoas de acordo com as necessidades de suas áreas, e aproxime quem precisa trabalhar próximo o tempo todo.
Pessoas com perfis mais produtivos também podem ser unidas, no espaço, às pessoas com mais dificuldade em focar no trabalho. Use seu espaço a seu favor e distribua pessoas e objetos nele de forma que tudo esteja no lugar certo, fazendo a coisa certa.
Parece um detalhe pequeno, mas você vai descobrir como aumentar a produtividade da equipe depende exatamente de atenção aos detalhes e aos processos.
3 – Simplificar processos
Por falar em processos, a dica aqui é clara: todo processo que é simplificado rende mais. O processo de contratação de fornecedores, por exemplo, não precisa ser o mais burocrático para o seu time.
Exclua etapas, metodologias e hábitos ruins dos processos do seu dia a dia. Envolva o time apenas em tarefas imprescindíveis para o sucesso dos projetos e das práticas da empresa.
4 – Pesquisa de clima organizacional
Também é muito importante para a produtividade entender o lado da equipe. Seus colaboradores estão motivados? Como eles se sentem em relação ao espaço de trabalho, aos processos e à gestão? Pergunte tudo a eles em uma pesquisa de clima organizacional.
Esse tipo de pesquisa dá a liberdade para que o próprio time sugira melhorias que vão resultar diretamente na produtividade. Assim como ouvir seu cliente, medir a satisfação e trabalhar com base na opinião da equipe é essencial.
5 – Fornecer feedbacks sempre que possível
Na mesma linha das pesquisas de clima organizacional, realize feedbacks constantes com o time. Um processo estruturado de feedback periódico dá a chance direta de ouvir o time e de tratar de quaisquer pontos de melhoria.
E não é só isso: elogiar um trabalho bem feito tem um efeito imediato sobre a produtividade, já que pessoas felizes sempre vão trabalhar melhor e terão a vontade crescente de melhorar.
Como aumentar a produtividade: apps essenciais
1 – Trello
O Trello é considerado geralmente como um app de gestão de tarefas, mas ele é bem mais que isso. Através de quadros com cartões que podem ser facilmente movimentados, ele é o parceiro ideal para o time que precisa se organizar para produzir mais. Lá, é possível criar e compartilhar quadros diversos com o time, dividir e acompanhar tarefas, definir prazos e se comunicar sobre qualquer projeto de forma muito ágil.
Não tem como aumentar a produtividade do seu time sem trabalhar de forma organizada. E o Trello é uma das melhores formas de organizar o seu time.
2 – Slack
O Slack está para a comunicação assim como o Trello está para a organização do trabalho. Ele é o melhor canal para se comunicar com o time. Lá, você pode criar canais para assuntos específicos, trocar mensagens diretas e privadas e compartilhar arquivos facilmente.
3 – Google Drive, Docs, Sheets e Slides
Todos os seus arquivos em qualquer hora, acessíveis de qualquer dispositivo sincronizado. Documentos de texto, planilhas e apresentações editáveis e salvos em tempo real. É claro que quem vai oferecer essas vantagens é o Google. O Drive, que já até vem como app de armazenamento padrão em dispositivos Android, é o parceiro para salvar, compartilhar e sincronizar arquivos diversos. Como aprte dele, o Google Docs, Sheets e Slides vão ser as melhores e mais simples ferramentas online para criação de textos, planilhas e slides.
4 – Operand
O Operand é a ferramenta de gestão de tarefas certa para as equipes criativas. Por lá é possível criar projetos reunindo todos os jobs, propostas e faturas. Pela pauta você acompanha o ritmo de execução dos trabalhos, as horas lançadas e o andamento de todo processo. De forma muito simples, é possível gerenciar o trabalho da equipe como um todo e, claro, aumentar muito a produtividade.
5 – Todoist
O Todoist é para quem acha que as listas são essenciais para se organizar e produzir mais (e melhor). Ele é uma ferramenta para toda a equipe se gerenciar através de checklists, uma forma fácil e interativa de organizar tarefas.
6 – Evernote
O Evernote já é um clássico. Ele serve para guardar conteúdos, compartilhar com a equipe e nunca mais perder um link ou uma anotação importante. Além de sintonizar todos os envolvidos reunidos na mesma página, claro. Ele consegue organizar tanto os indivíduos quanto o time como um todo. Outro fator decisivo é que ele tem uma versão ótima para ser usada no desktop e sincronizada com o smartphone.
7 – Asana
O Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas para toda a equipe. Lá, é possível organizar a agenda, priorizar as tarefas cadastradas e distribuí-las para a equipe. Ideal para acompanhar o trabalho da equipe em tempo real, organizar as tarefas por projetos e ter total controle sobre eles.
Como aumentar a produtividade com pesquisa de mercado
Nós falamos acima das pesquisas de clima organizacional, mas existem muitas outras formas de aumentar a produtividade com pesquisa de mercado.
De forma geral, as pesquisas de mercado ajudam as empresas a tomar decisões mais inteligentes e entender de forma mais aprofundada o seu mercado, o seu consumidor e os seus colaboradores.
Todas essas informações podem te ajudar a entender melhor os processos, os desafios e os gargalos da empresa, e assim identificar as oportunidades para melhorar diversos aspectos, inclusive a produtividade.
Imagine, por exemplo, que uma pesquisa de satisfação aponta uma nota muito baixa para os vendedores de um ponto de venda específico. Ou ainda que uma pesquisa de imagem de marca mostra que os consumidores associam sua marca à lentidão.
Os dois resultados mostram que é preciso tomar ações para aumentar a agilidade da sua empresa e melhorar o atendimento naquele ponto de venda.
Talvez seja hora de investir em treinamento, logística ou então rever algum processo. Este é apenas um exemplo de insights que a pesquisa pode te dar sobre a produtividade da sua empresa.
Quer saber mais sobre como aumentar a produtividade com pesquisa de mercado? Converse com a gente.
Seguindo essas dicas e baixando agora mesmo os apps acima, você vai ver como aumentar a produtividade do seu time vai ser um processo mais fácil e até natural. Se no seu dia a dia você utiliza alguma outra ferramenta ou desenvolveu outras ações que potencializam a produtividade na empresa, compartilhe com a gente! Nós, no Opinion Box, também buscamos melhorar nossos processos e render mais, todos os dias.
